wo 05 februari 2020

Eventmanager Merel Feenstra aan het woord:

Hoe ziet een event of congres in de Meervaart eruit?

Eventmanager Merel Feenstra aan het woord:
Eventmanager Merel Feenstra aan het woord:
Terug naar M-Talk
Veel van onze theaterbezoekers hebben er wellicht geen erg in, maar naast theatervoorstellingen en talentontwikkeling vinden er jaarlijks zo’n 150 zakelijke bijeenkomsten plaats in de Meervaart.

DDD Europe (Domain Driven Design) is één van deze vele zakelijke evenementen, een internationaal congres dat wij in 2020 voor de vierde keer mogen ontvangen. Vier dagen lang komen er gemiddeld 750 deelnemers - verdeeld over al onze 12 zalen - bij ons over de vloer.

Wat komt er eigenlijk kijken bij de organisatie van een event van deze grootte in de Meervaart? Om een beeld te schetsen van een van onze mooie congressen vroegen wij Merel Feenstra (eventmanager in opdracht van DDD Europe) naar haar ervaringen met het organiseren van events, duurzaamheid en wat voor haar ‘typisch Meervaart’ is.  

Heel bijzonder is dat er niet in zij of wij gedacht wordt door de Meervaart, maar alleen in ‘samen'

Merel, kan je ons in het kort vertellen wat DDD Europe is en jouw rol hierin?  
‘DDD is een meerdaags internationale conferentie in februari 2020 en vindt jaarlijks plaats. Het is een congres voor zo’n 750 IT Managers en developers, met als focus Europa. De academische wereld ontmoet hier de commerciële wereld voor kennisoverdacht op hoog niveau. Netwerken en informele kennisoverdracht in de open space en bij sponsor stands (in de foyers) staan hierbij centraal. Hier is de hele dag door interactie. Niet alleen luisteren, maar vooral ook met elkaar sparren tussen de talks door.’

‘Ik werk als eventmanager in opdracht van DDD. Mijn rol is DDD Europe ontzorgen op het gebied van event logistiek, het in goede banen leiden van techniek, registratie, catering, sponsor communicatie en aankleding. Gelukkig doen mijn opdrachtgevers ook heel veel zelf. Mijn adviesrol is veelal gewenst op vlakken waar de kennis en/of beschikbare tijd minder is, binnen het gestelde budget.  Ook de “evenementen euro” kan natuurlijk maar één keer uitgegeven worden.’ 

Wanneer starten de eerste werkzaamheden voor DDD Europe en wanneer komt de Meervaart in beeld?
‘Ruim een jaar voor aanvang starten we met het scouten van een locatie, oftewel venue. De reservering komt op dat moment bij de Meervaart binnen, soms al eerder. De eerste voorbereidingen voor het congres starten ongeveer een half jaar van tevoren. De draaiboeken en werkdocumenten  staan vanaf dat moment in de cloud voor de opdrachtgever. De samenwerking met Meervaart Meetings & Events start ook vanaf dat moment. De precieze wensen van DDD Europe rol ik dan uit binnen de mogelijkheden van de locatie. Een zeer nauwe samenwerking met de afdeling Meetings & Events waar we samen kennis en mogelijkheden delen voor het event. Deels doen we dit digitaal, maar we hebben ook veel periodieke ‘live’ overleggen. Dit ervaar ik als heel prettig en niet onbelangrijk ook heel gezellig! Ik kan wel zeggen dat ik inmiddels kind aan huis ben in de Meervaart. De overleggen zijn vooral erg effectief. Je weet op deze manier goed wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn.’    

Naast DDD Europe heb je ook andere congressen georganiseerd (o.a. Laracon) in de Meervaart. Hoe is het om events in de Meervaart te organiseren?
‘Ik ervaar het als heel erg prettig. De samenwerking en communicatie met het (hele) team van de Meervaart verloopt heel fijn en duidelijk. Deze ervaring deel ik ook zeker met mijn opdrachtgever.

Je weet heel goed wat je aan elkaar hebt. De kwalitatieve opvolging van alle betrokken afdelingen is erg goed. Tijdens een event loop je altijd wel ergens tegenaan. Dit wordt altijd (direct) opgelost.  Heel bijzonder is dat er niet in zij of wij gedacht wordt door de Meervaart, maar alleen in ‘samen’.’  

Je voelt je hier gewoon altijd heel erg welkom.

Voor DDD Europe is duurzaamheid net als voor de Meervaart een belangrijke pijler. Wat voor rol speelt de Meervaart hierin tijdens het event?
‘Er wordt enorm meegedacht over recycling en afvalscheiding. Alle afval tijdens DDD Europe wordt gescheiden verzameld en afgevoerd. Horecamanager Floris denkt overigens ook goed mee over zaken als bio-afbreekbare disposables. Daarnaast zijn er bijvoorbeeld geen plastic flessen meer in huis. Wat ik erg sterk vind zijn de glazen (navulbare) waterflessen, bijdragend aan waterprojecten.’   

Als interim eventmanager kom je op veel locaties. Wat is voor jou typisch Meervaart?  
‘Hartelijkheid! Je voelt je hier gewoon altijd heel erg welkom.’

 

Merel bedankt voor jouw tijd, we hopen dat jullie ook dit jaar weer terugkijken op een mooi DDD in de Meervaart!

Wilt u meer weten over het organiseren van zakelijke evenementen in de Meervaart lees dan hier verder of neem contact met ons op via: sales@meervaart.nl. Onze koffie staat klaar.

 


Terug naar M-Talk

Meer M-Talk

wo 14 oktober 2020

Laatste nieuws rondom de nieuwe corona maatregelen

Optredens voor max. 30 personen


di 13 oktober 2020

De 23e editie van Festival de Nederlandse Dansdagen zit erop!

Redouan Ait Chitt trekt ook dit jaar weer de aandacht.


vr 09 oktober 2020

“I have a dream”:

Laten we zorgen voor verbinding, tussen oud & nieuw en jong & oud


do 13 augustus 2020

Stille noodkreet vanuit de evenementensector

Het is 5 voor 12


Ontvang interessante tips, bijboekingen, recensies en aanbiedingen in uw mailbox. Schrijf u in voor de nieuwsbrief en loop niets mis! Blijf op de hoogte!
Schrijf u in voor de nieuwsbrief